ماذا نفعل في نهاية كل اجتماع؟
هل تعبتم من الاجتماعات التي تعتبر مضيعة للوقت؟ اتبّعوا هذه الأمور الأربعة، لتصبح هذه الجلسات أكثر فعالية وأقل ضجراً.
عندما يتعلق الأمر بالإجتماعات، نميل جميعنا للوقوع في نفس الفخ: نقضي ساعة في الحديث وطرح الأفكار وفي النهاية، لا نتوصّل الى نتيجة ملموسة بالفعل او الى اي شيء يُذكر.
لحسن الحظ، يمكننا تغيير مسار الأمور لذلك سنقترح أربعة أمور أساسية يمكنكم القيام بها لإنهاء كل اجتماع والتأكد من أن تكون تلك اللقاءات مثمرة – بدلاً من مضيعة هائلة للوقت.
1. تقديم لمحة عامة
حتى ولو بدأت مع جدول منظم، يمكن أن تأخذ المحادثات منحىً مختلف ومتقلّب. في حين ان ذلك متوقع، فإنه غالباً ما يؤدي إلى خروج الناس من الإجتماع دون التذكر بالضبط ما تم الحديث عنه.
قبل إنهاء المناقشة، توقف لحظة لتقديم لمحة موجزة عن الإستنتاجات والقرارات التي تم اتخاذها. بهذه الطريقة، يعود الجميع إلى مكاتبهم مع خلاصة مفصلة عن الإجتماع في أذهانهم.
2. تعيين بنود العمل
لماذا نشعر أن معظم الإجتماعات غير منتجة؟ لأنها في الواقع مجرّد كلام كثير وأفعال قليلة. يجيد الجميع الكلام واقتراح ما يجب القيام به - ولكن هذا لا يعني أنهم سيقومون بما يلزم عندما ينتهي الإجتماع.
لذلك من المهم تعيين بنود العمل في ختام كل جلسة وبهذه الطريقة، لن يكون هناك أي تساؤل حول تقسيم المسؤوليات.
3. الحرص على طرح الأسئلة
قبل أن يغادر الجميع غرفة الإجتماعات، من المهم التّأكد من أنّهم فهموا جيّداّ ما تمّ الحديث عنه. من المهم التّأكد من أنّ كلّ شيء واضح.
في حين ان هدفكم الرئيسي هو إبقاء الإجتماع على المسار الصحيح، يجب التأكّد من أن الجميع يتبع مجريات الجلسة المعقودة قبل المغادرة.
4. إرسال بريد إلكترونيّ
بعد التأكد من تعيين بنود العمل في نهاية الاجتماع عليكم الانتباه على الحاضرين الذين لم يكتبوا الملاحظات. هنا، عليكم تدوين بعض رؤوس الأقلام والنقاط المهمّة وإرسالها لهم عن طريق البريد الإلكتروني.
ابعثوا رسالة قصيرة إلى كل الذين كانوا موجودين في الاجتماع أيضاً لتشكروهم على وقتهم وقدّموا معلومات مفصّلة عن المسؤوليات اللاحقة.
